السجلات والأرشفة

السجلات والأرشفة

السجلات والأرشفة الموحّدة لحوكمة معلومات شاملة

في البيئة التنظيمية المعقدة اليوم، تُعدّ إدارة سجلاتك الرسمية وظيفة حيوية. يتفاقم هذا التحدي عندما توجد أهم معلوماتك في عالمين منفصلين: ملفات رقمية على خوادمك ومستندات مادية في خزائن الملفات ومستودعات خارجية. يُنشئ النهج المُنفصل لإدارة هذه الأصول فجوات امتثال كبيرة وأوجه قصور تشغيلية ومخاطر أعمال غير مقبولة.

يُوفّر حلّنا للسجلات والأرشفة منصة واحدة وموحّدة لفرض سياسات حوكمة المعلومات لديك عبر دورة حياة سجلاتك بالكامل، الرقمية والمادية على حدّ سواء. من خلال إنشاء توأم رقمي لكل أصل مادي وإدارته بنفس قواعد المحتوى الإلكتروني، نسدّ الفجوة بين عالميك المادي والرقمي، مما يُمكّن حوكمة معلومات حقيقية وقابلة للدفاع عنها وهجينة.

الحاجة إلى التغيير

بدون نظام موحّد لإدارة السجلات المادية والرقمية، تواجه المؤسسات مجموعة مزدوجة من التحديات تُضاعف مخاطرها:

سياسات حوكمة منفصلة

غالباً ما تكون سياسة الاحتفاظ المُطبَّقة على عقد رقمي منفصلة تماماً عن النسخة المادية المُخزَّنة في صندوق، مما يؤدي إلى إتلاف غير متّسق وإخفاقات امتثال كبيرة.

مخزون مادي غير مرئي

تصبح الأرشيفات المادية “بيانات مظلمة”. تحديد موقع صندوق أو ملف معيّن هو بحث يدوي مُستهلك للوقت، ولا توجد طريقة سهلة لمعرفة ما تملكه وأين يوجد ومتى يجب إتلافه.

زيادة تكاليف التخزين

بدون نظام لتحديد السجلات المادية التي تجاوزت فترة احتفاظها وإتلافها بشكل منهجي، تدفع المؤسسات مقابل مساحة تخزين غير ضرورية سنة بعد سنة.

تكاليف عالية للتقاضي والاكتشاف

أثناء الاكتشاف القانوني، يجب على الفرق إجراء عمليات بحث منفصلة ومكلفة للبيانات الإلكترونية والملفات المادية، مما يُضاعف الجهد ويزيد مخاطر فقدان معلومات حيوية.

عدم كفاءة تشغيلية

العمليات اليدوية والورقية لتتبّع الملفات المادية وإدارة طلبات الاسترجاع والتعامل مع موافقات الإتلاف بطيئة ومعرّضة للأخطاء وتفتقر إلى مسار تدقيق قابل للدفاع عنه.

يُعالج حلّنا هذه المشكلات من خلال وضع أرشيفاتك المادية تحت نفس التحكّم الرقمي المركزي لسجلاتك الإلكترونية.

ما نقدّمه

إدارة سجلات المؤسسة (طبقة الحوكمة)

خطة ملفات مرنة

نُساعدك على تصميم وإدارة خطة ملفات شاملة تعكس وظائف أعمالك، مما يُتيح لك تصنيف جميع السجلات، الرقمية والمادية، وفقاً لهيكل متّسق.

سياسات احتفاظ آلية

يمكنك إنشاء جداول احتفاظ معقدة قائمة على الأحداث تُطبَّق تلقائياً على جميع السجلات المعنية، مما يضمن إدارة دورة حياة متوافقة.

إتلاف قابل للدفاع عنه

تُؤتمت منصّتنا عملية الإتلاف، وتُوجّه السجلات التي استوفت فترة احتفاظها عبر سير عمل مراجعة وموافقة رسمي قبل إتلافها النهائي المُدقَّق.

تعليقات قانونية موحّدة

نُتيح لك تعليق إتلاف جميع السجلات ذات الصلة فوراً، المادية والرقمية، بنقرة واحدة لدعم التقاضي وعمليات التدقيق.

    إدارة الأرشيف المادي (طبقة التحكّم المادي)

    جرد رقمي للأصول المادية

    نُوفّر أدوات لإنشاء جرد رقمي كامل لجميع أصولك المادية، من غرف الملفات بأكملها وصولاً إلى المجلدات والمستندات الفردية.

    هيكلة المستودعات المادية

    يمكنك نمذجة مواقع التخزين المادية لديك، بما في ذلك المستودعات والغرف والممرات والرفوف والصناديق، مما يُنشئ خريطة افتراضية لسهولة التحديد والاسترجاع.

    ملصقات الباركود وRFID

    يُتيح لك حلّنا إنشاء وإدارة ملصقات باركود فريدة لصناديقك وملفاتك. يُمكّن ذلك من التتبّع السريع للتحرّكات وعمليات التدقيق وسلسلة الحيازة بماسحات محمولة بسيطة.

    إدارة التداول

    نُرقمن عملية الطلب. يمكن للمستخدمين البحث إلكترونياً عن الملفات المادية وطلبها. يُدير النظام سير عمل التداول بالكامل، بما في ذلك الإخراج والإعادة وتتبّع النقل.

      ضمان امتثال كامل وقابل للدفاع عنه

      استوفِ التزاماتك التنظيمية بثقة من خلال تطبيق سياسات احتفاظ متّسقة ومؤتمتة على مخزون سجلاتك بالكامل، المادية والرقمية.

      القيمة التي تحصل عليها

      تسريع استرجاع السجلات المادية والرقمية

      مكّن موظفيك من العثور على المعلومات التي يحتاجونها في ثوانٍ، سواء كان ملفاً رقمياً يمكنهم تنزيله فوراً أو ملفاً مادياً يتم تحديد موقع صندوقه ورفّه بالضبط على الفور.

      الحصول على رؤية كاملة لجميع المعلومات

      أنشئ رؤية واحدة وموحّدة لمشهد معلوماتك. يمكنك إزالة البيانات المادية “المظلمة” وضمان أن كل سجل هو جزء من استراتيجية الحوكمة لديك.

      تقليل تكاليف التخزين المادي بشكل كبير

      من خلال التحديد المنهجي وتبرير إتلاف السجلات المادية التي تجاوزت تاريخ احتفاظها، يمكنك تقليل نفقات التخزين الخارجي بشكل كبير.

      تقليل مخاطر وتكاليف التقاضي

      بسّط عملية الاكتشاف الإلكتروني بنقطة بحث واحدة لجميع السجلات ذات الصلة وأدِر التعليقات القانونية بسهولة عبر جميع تنسيقات المحتوى.

      كيف يعمل

      يُنشئ حلّنا تجربة إدارة سجلات هجينة وسلسة.

      01

      التسجيل

      يصل عقد مادي. يتم مسحه ضوئياً لإنشاء نسخة رقمية. يتم تسجيل كليهما في النظام كسجل واحد.

      03

      التتبّع المادي

      يُوضع المستند المادي في مجلد داخل صندوق يحمل باركود. يتم مسح موقع الصندوق، مثل الرف A1، الصف B، الغرفة 101، وتحديثه في النظام.

      03

      تطبيق السياسة الموحّدة

      تُطبَّق سياسة الاحتفاظ تلقائياً، مثل “العقد زائد 7 سنوات”، على السجل الموحّد.

      01

      التعليق الهجين

      بعد سنوات، تنشأ مسألة قانونية. يُوضع تعليق قانوني على ملف القضية، مما يُجمّد فوراً ساعة الإتلاف لكل من النسخة الرقمية والصندوق المادي.

      03

      الإتلاف الموحّد

      بمجرد انتهاء فترة الاحتفاظ ورفع جميع التعليقات، يظهر السجل في قائمة موافقة الإتلاف. عند الموافقة، يُطلق النظام إجراءين: الحذف الدائم للملف الرقمي وأمر عمل لمدير السجلات لسحب الصندوق المادي وإتلافه، وكل ذلك يُتتبَّع تحت شهادة إتلاف واحدة.

      الأثر الذي يُحدثه

      • سدّ الفجوة الحرجة بين عالميك المادي والرقمي.
      • تحويل حوكمة المعلومات من حلّ جزئي إلى استراتيجية كاملة.
      • توفير مصدر واحد للحقيقة لذاكرة مؤسستك بالكامل.
      • تحويل أرشيفك المادي من مركز تكلفة إلى أصل مُدار ومتوافق.
      • Turns your physical archive from a cost center into a managed, compliant asset.